Políticas Internas

ÍNDICE

  1. Preámbulo
  2. Política de Seguridad
  3. Política de Venta y Despacho de Mercancías
  4. Política de Devolución y Reembolsos
  5. Política de Crédito y Cobro
    1. Requisitos Básicos
  6. Política de Garantía
  7. Política de Comodato de Equipos
  8. PolÍtica de Muestras y Showroom
  9. Glosario
  10. Conclusion

Preámbulo

En la siguiente declaración de políticas la entidad CORPORACION LUCIANO BATISTA SRL con RNC: 131371541 domiciliada en la CARRETERA CABARETE – SOSUA, KM 1, EDIFICIO FERRETERIA LUCIANO, EL BATEY, SOSUA, PUERTO PLATA, REPUBLICA DOMINICANA con teléfono número 809-571-3010 y dirección electronica: www.corporacionluciano.com se denominará “LA EMPRESA”. Por otra parte se le denominará “CLIENTE” a toda persona física o jurídica que adquiera o solicite cualquier servicio y/o producto por parte de LA EMPRESA.

El presente documento hará constar de manera legal bajo firma de socios las políticas bajo las cuales se rige la empresa en sus operaciones diarias.

Política de Seguridad

LA EMPRESA dispone de dos imágenes distintivas (ver anexos) las cuales hacen alusión a su sello de garantía y están presentes en todos los documentos oficiales de LA EMPRESA ya sea una correspondencia o un documento de negociación, dichos distintivos aparecerán como credibilidad del origen de los mismos.

Las facturas y cotizaciones cuentan con la imagen distintiva de LA EMPRESA o icono principal (ver anexos). Las correspondencias cuentan con el emblema CLB o Logo Largo (ver anexos) de LA EMPRESA.

Las Facturas serán marcadas con un sello de despacho original en tinta azul. No es responsabilidad de LA EMPRESA en caso de que el CLIENTE acepte una factura con un sello en copia u otro color no especificado en este documento. Las facturas de el CLIENTE son emitidas en dos originales, una para el CLIENTE y otra para LA EMPRESA.

Toda factura recibida por el CLIENTE deberá ser firmada como señal de recepción por el mismo o por la firma autorizada en dicho caso. Toda factura saldada deberá ser sellada o firmada como pagada o monto saldado, en caso contrario, la misma podría incurrir como una transacción dudosa y no acreditar dicho monto adeudado. El CLIENTE debe exigir el sello o firma al vendedor como comprobante del saldo de dicho documento.

Todo el personal de LA EMPRESA se encuentra identificado bajo gafete distintivo, el cual ha sido grabado en laser para dificultar posibles plagios.

La página de internet y redes sociales de LA EMPRESA son administradas por LA EMPRESA y la misma da aval de la información allí contenida. No obstante dicha pagina contiene sus propias políticas de privacidad y manejo de información.

LA EMPRESA no garantizará o responderá ante cualquier contratiempo si los documentos entregados al CLIENTE se encuentran sin la firma autorizada.

LA EMPRESA dispone de una cuenta de banco corriente única para depósitos bajo el nombre de LA EMPRESA. Todo cheque o transferencia bancaria deberá ser emitido o realizado a nombre de LA EMPRESA.

Política de Venta y Despacho de Mercancías

Las cotizaciones deberán ser canalizadas vía uno de los vendedores autorizados por LA EMPRESA en horario laboral o vía la oficina de LA EMPRESA en horarios de oficina. Las cotizaciones realizadas tendrán una fecha válida de QUINCE (15) días laborables luego de ser entregadas al CLIENTE, dicho tiempo garantiza los precios y la disponibilidad del artículo solicitado, pasado el tiempo de compromiso, LA EMPRESA no asegura el precio o la disponibilidad de los artículos previamente cotizados. Una ves aceptada la cotización por parte del CLIENTE, LA EMPRESA procede a una facturación automática de su pedido y procede el despacho en el tiempo acordado en dicha negociación; en caso contrario, LA EMPRESA dará seguimiento a las razones de rechazo de la orden de cotización para buscar una solución a la misma, de no llegar a una solución favorable para ambas partes, la orden de cotización pasara a un estado de CANCELADA o ABANDONADA y para reabrir la misma se deberá proceder de la manera inicial antes descrita. LA EMPRESA no se responsabiliza por ordenes de cotización realizadas fuera del horario laboral, en caso de colocar una orden fuera de horario recomendamos que el CLIENTE de seguimiento a dicha orden al día siguiente en horario laboral.

Para Cotizar con LA EMPRESA puede ser utilizada cualquiera de los métodos siguientes de contacto: E-Mail, Teléfono Fijo, Telefonía Móvil, Pagina de Internet de LA EMPRESA, Redes Sociales de LA EMPRESA; en el caso de la pagina de internet o las redes sociales de LA EMPRESA, es requerido una llamada de notificación a la oficina de LA EMPRESA o contactar a uno de sus vendedores o al encargado de su cuenta para captar dicha orden.

Toda cotización deberá ser aprobada bajo firma por el encargado de compra o firma autorizada del CLIENTE, en el caso de ordenes vía telefónica, se considera una aprobación a dichas ordenes por debajo de montos de ONCE MIL PESOS DOMINICANOS (RD$11,0000.00).

LA EMPRESA requiere de UNO (1) a SIETE (7) días laborables para procesar la primera compra del CLIENTE, durante este tiempo LA EMPRESA deberá garantizar disponibilidad del producto solicitado, depurar y dar de alta al CLIENTE en el sistema de facturación, así como temas internos concernientes a la logística de dicha orden; una vez despachada la primera orden, la empresa toma de OCHO (8) a CUARENTA Y OCHO (48) horas para entregar las ordenes futuras de dicho CLIENTE, el tiempo de las ordenes futuras podría verse afectado dependiendo la ubicación geográfica y/o condiciones climáticas del destino del CLIENTE.

Una vez emitida la factura y despachada la mercancía desde cualquiera de nuestros almacenes, el CLIENTE deberá recibir y pagar tal cual el monto facturado y bajo las condiciones de pago especificadas en la factura.

LA EMPRESA no se responsabiliza por posibles fraudes en facturación causados por parte de algún vendedor que trabajase en ella. Pero LA EMPRESA si deberá dar una respuesta al CLIENTE por el fallo cometido y llegar a cualquier acuerdo favorable para ambas partes. Ante cualquier comentario, duda, sugerencia o reclamación puede comunicarse con el departamento pertinente para darle seguimiento a dicho caso.

Política de Devolución y Reembolsos

LA EMPRESA no acepta devoluciones de mercancía pasadas las CUARENTA Y OCHO (48) horas luego de haber sido entregada la mercancía al CLIENTE.

Para generar una devolución deberá primero notificarse a la oficina de LA EMPRESA y/o vendedor encargado de la cuenta u orden de cotización previo el plazo de las CUARENTA Y OCHO (48) horas; deberá el CLIENTE contar con la factura original de la mercancía y siguiente a esto la mercancía será retirada del cliente junto a su respectiva Nota de Crédito. Toda mercancía deberá ser devuelta en las mismas condiciones físicas que fueron entregadas.

No será reembolsado ningún efectivo entregado a la empresa al menos que sea justificado como efectivo sobrante “por error” o “en exceso” del monto facturado. Los reembolsos por caso de Notas de Crédito, serán realizados como crédito a la facturación siguiente del CLIENTE o la cuenta. En caso de que el reembolso pase la fecha del cierre de mes, será exigido por parte del CLIENTE el cumplimiento del ITBIS de dicho artículo o factura.

Política de Crédito y Cobro

Toda factura deberá ser saldada en el plazo establecido en la misma bajo la casilla “CONDICIONES DE PAGO”, de no ser así la misma será cargada con un 2% de mora sobre el valor pasado los 15 días de su facturación como condición de incumplimiento de pago.

Las formas de pago de la factura deberán ser: EFECTIVO, CHEQUE o TRANSFERENCIA BANCARIA. Los datos para realizar dichas operaciones se encuentran en cada factura emitida.

Requisitos básicos para solicitud de cuenta a crédito

    1. Solicitud de Crédito Completa y Correcta
    2. Haber realizado al menos 4 compras en efectivo con anterioridad.
    3. Disponer de algún servicio de comodato con nosotros, ejemplo: instalación de dispensadores.
    4. El solicitante es propietario de más del 50% de las acciones de la empresa.
    5. El propietario es residente en la Republica Dominicana.

El proceso interno para la aprobación de dicha cuenta dependerá de la situación crediticia y de garante del CLIENTE, el departamento de cobros de LA EMPRESA analizará la solicitud y  emitirá un documento y número único aprobando dicha solicitud, en caso de ser rechazada la misma, el cliente será notificado para una re-evaluación de dicha solicitud y se le remitirán vías alternas de crédito con LA EMPRESA. LA EMPRESA se reserva el derecho de otorgar crédito a sus clientes y cuenta con un sistema único y propio de evaluación de clientes.

Política de Garantía

La garantía de LA EMPRESA se extiende hasta donde se extiende la garantía de sus fabricantes y/o distribuidores. La garantía del fabricante y/o distribuidor será extendida al CLIENTE. LA EMPRESA no fabrica ninguno de los bienes comercializados o distribuidos bajo su catalogo por ende su garantía de producto se debe y se regirá bajo la garantía del fabricante o distribuidor principal.

LA EMPRESA garantizará de manera propia:

  • LA ENTREGA DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO, excepto el tiempo de entrega bajo condiciones  desfavorables para LA EMPRESA, dígase en el caso de tormentas, huelgas o cualquier otra disponibilidad que ponga en riesgo a nuestro recurso humano.
  • DISPONIBILIDAD DEL PRODUCTO AL MOMENTO DE SER COTIZADO.
  • CALIDAD ESTANDAR DEL PRODUCTO, dígase que el producto será el mismo desde un inicio hasta que el fabricante decida cambiar o sustituir la presentación del mismo.
  • IMAGEN DEL PRODUCTO (que lo vendido sea lo obtenido).
  • RESULTADOS O BENEFICIOS DEL PRODUCTO O SERVICIO, PRECIO (que lo cotizado sea lo facturado).

Política de Comodato de Equipos

LA EMPRESA pondrá a la disposición del CLIENTE un contrato de comodato (ver Glosario) de equipos para ciertos productos o servicios ofertados. Dichos equipos no tienen un costo añadido a la facturación del producto. La instalación de dichos equipos correrá por LA EMPRESA. LA EMPRESA deberá de suministrar tantos equipos ella entienda sean necesarios por el tiempo en que estén negociando ambas partes. LA EMPRESA se reserva el derecho de colocar o retirar dichos equipos en caso de que el CLIENTE no cumpla con los requisitos de lugar y rotación de mercancía.

En caso de daño a los equipos, LA EMPRESA deberá suministrar al CLIENTE con equipos nuevos pero no será responsabilidad de la empresa la sustitución del equipo averiado por el nuevo, en este caso, el cliente correrá con la labor, proceso y costo de dicho reemplazo. Para reemplazar un equipo averiado, EL CLIENTE, deberá de proporcionar dicho equipo en avería a LA EMPRESA y LA EMPRESA procede al cambio del mismo.

Los equipos instalados no podrán ser trasladados del lugar instalado a uno distinto al que LA EMPRESA instaló, de modo que, si son trasladados, la empresa debe tener notificación del traslado y dicho traslado deberá ser justificado.

EL CLIENTE no deberá, bajo ningún concepto, vender los equipos suministrados por LA EMPRESA, si el CLIENTE vende dichos artículos a otro particular, LA EMPRESA podría presentar cargos legales contra el CLIENTE por haber realizado dicha acción. En caso de que el CLIENTE decida seder sus equipos bajo comodato a otro particular LA EMPRESA deberá ser notificada para empezar una relación comercial con el nuevo particular, si el nuevo particular no cumple con los requisitos de LA EMPRESA, LA EMPRESA exigirá su derecho de iniciar o negar la  negociación con el nuevo particular y podrá exigirle la devolución de los equipos que corresponden a LA EMPRESA.

Una vez canceladas las negociaciones entre el CLIENTE y LA EMPRESA ya sea por cese de actividad comercial del CLIENTE, cese de negociaciones con LA EMPRESA o por incumplimiento por parte del CLIENTE o LA EMPRESA; LA EMPRESA tiene el derecho de retirar sus equipos colocados bajo el contrato de comodato sin importar las condiciones de los mismo.

Política de Muestras y Showroom

LA EMPRESA le proporcionará las muestras que ella entienda necesarias para su evaluación o presentación, no es deber de LA EMPRESA el de proporcionar al CLIENTE de muestras en todo momento o a requisito.

Las muestras de LA EMPRESA tienen un costo como artículo en venta, y es responsabilidad del CLIENTE y del vendedor de LA EMPRESA el retorno de dicho artículo en condiciones funcionales al area del showroom de LA EMPRESA. En caso de que el CLIENTE desee quedarse con la muestra de manera permanente, el CLIENTE deberá pagar su valor real y actual; en caso de solo extender un plazo de evaluación del artículo, tendrá un plazo no máximo a los SIETE (7) días laborables para tenerlo bajo su responsabilidad.

LA EMPRESA deberá garantizar que lo mostrado como muestra del articulo será lo entregado como artículo vendido al final de la negociación con el CLIENTE.

El area de showroom de LA EMPRESA se se encuentra en su dirección física. El area de showroom de LA EMPRESA está limitada al CLIENTE y clientes potenciales.

Ningún artículo deberá salir de LA EMPRESA sin previa notificación de uso o disposición para su presentación en el exterior.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

EMPRESA: Organización dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales para satisfacer las necesidades de bienes o servicios de los solicitantes.

PROSPECTO: Persona Física o Jurídica que tiene la capacidad legal para adquirir un producto o servicio.

CLIENTE O CUENTA: Persona Física o Jurídica receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de dinero u otro articulo de valor.

FIRMA AUTORIZADA: Persona física representante del CLIENTE O CUENTA

COTIZACIÓN: Aquel documento o información que el departamento de compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable. Cotización es la acción y efecto de cotizar (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). El término suele utilizarse para nombrar el documento que informa y establece el valor de productos o servicios.

FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar en relación a existencias, bienes de una empresa para su venta en eso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo, además de indicar el tipo de Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que se debe aplicar.

NOTA DE CRÉDITO: documento legal que se utiliza en transacciones de compraventa donde interviene un descuento posterior a la emisión de la factura, una anulación total, un cobro de un gasto incurrido de más, devolución de bienes. Es un comprobante que una empresa envía a su cliente para acreditar la devolución de un valor determinado por el concepto que se indica en la misma nota.

DEVOLUCIONES: Proceso mediante el cual el cliente que ha comprado una mercancía previamente la devuelve a la empresa y a cambio, recibe efectivo por devolución o, en algunos casos, otro articulo (igual o diferente, pero de valor equivalente) o un crédito para usar en la tienda.

REEMBOLSO: Operación económica mediante la cual una persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o bienes materiales que había entregado como pago de un servicio o producto. El reembolso suelde darse como consecuencia de situaciones erróneas, accidentales o de la mala realización de una compra en la cual el servicio o el producto no han podido ser asegurados de la manera en que el comprador lo buscaba.

CRÉDITO: Derecho que tiene una persona acreedora a recibir de otra deudora una cantidad en numerario para otros. Confianza que se tiene en la capacidad de cumplir, en la posibilidad, voluntad y solvencia de un individuo, por lo que se refiere al cumplimiento de una obligación contraída.

COBRO: Recibir una cosa, en especial dinero, como pago de algo.

GARANTÍA: Obligación impuesta a un contratante con el objeto de asegurar el goce pacífico de hecho y de derecho de la cosa entregada a la otra parte, aunque la perturbación no resulte de su hecho (ej. Garantía por el vendedor de los vicios ocultos de la cosa, de la evicción, etc.).

COMODATO: contrato por el cual una de las partes (comodante) entrega gratuitamente a la otra (comodatario) una cosa para que use de ella por cierto tiempo y se la devuelva a su término. El comodante conserva la propiedad de la cosa, por lo que no es traslativo del dominio. Sólo se entrega la tenencia de la cosa, la posesión. Es concebible un comodato incluso sobre el bien fungible por excelencia, el dinero.

EFECTIVO: El efectivo está constituido por la moneda de curso legal, que es propiedad de la entidad y que estará disponible de inmediato para su operación, tales son las monedas, billetes, depósitos bancarios en sus cuentas de cheque, giros bancarios, remesas en tránsito, divisa extranjeras y metales preciosos amonedados.

BANCO: empresa financiera que se encarga de captar recursos en la forma de depósitos, y prestar dinero, así como la prestación de servicios financieros.

CHEQUE: es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

TRANSFERENCIA BANCARIA: método de transferencia electrónica de fondos de una persona o entidad a otra. Una transferencia bancaria puede hacerse a partir de una cuenta bancaria a otra cuenta bancaria o a través de una transferencia de dinero en efectivo en una oficina de caja.

ITBIS: Es un impuesto general al consumo tipo valor agregado que se aplica a la transferencia e importación de bienes industrializados, así como a la prestación de servicios. En otros países este impuesto es llamado Impuesto al Valor Agregado (IVA).

ConclusiÓn

Este documento de políticas es firmado bajo notario público y el presidente de LA EMPRESA para contar como aval ante cualquier reclamo o situación por la cuál deba pasar LA EMPRESA a favor o en contra del CLIENTE.

Firma del Abogado Notario                 Firma del Presidente de la Empresa

ANEXOS

*Logo Largo

*Icono Distintivo

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